Pierwsze kroki w spedycji i transporcie: własna firma
Certyfikaty, pozwolenia, licencje, zabezpieczenia finansowe, ubezpieczenia – zanim założymy przedsiębiorstwo pełniące usługi spedycyjne i transportowe, musimy dopełnić „paru” formalności.
Podstawą do rozpoczęcia jakiejkolwiek działalności gospodarczej, niezależnie od jej rodzaju czy spektrum wykonywanych usług, jest precyzyjny, dobrze przygotowany biznesplan, opracowany w oparciu o analizę branży, potencjalnej konkurencji, a także szans i zagrożeń rynkowych. Decyzja o założeniu firmy nie może być podjęta w jeden dzień. Sprawdźmy, jakie warunki powinniśmy spełnić oraz czego potrzebujemy, aby zarejestrować i prowadzić przedsiębiorstwo o danym profilu. Jeśli oferowana przez nas usługa będzie konkurencyjna czy wypełni niszę rynkową w danym obszarze, mamy dużą szansę na powodzenie. Nawet w tak wymagających dziedzinach, jak transport i spedycja.
Pierwsze kroki w spedycji
Podstawą dla prowadzenia działalności w sektorze spedycyjnym jest certyfikat kompetencji zawodowych pozwalający na zdobycie licencji na spedycję. Aby go uzyskać, należy przejść odpowiednie szkolenie (jego koszt to 1200 zł), a następnie przystąpić do egzaminu (800 zł; w przypadku egzaminu poprawkowego zapłacimy 500 zł). Co istotne, posiadaczem certyfikatu wcale nie musi być właściciel firmy – w myśl przepisów do zdobycia licencji wystarczy, aby przynajmniej jeden z pracowników („jedna z osób zarządzających przedsiębiorstwem lub osoba zarządzająca w przedsiębiorstwie transportem drogowym”) legitymował się certyfikatem kompetencji zawodowych. Sytuacja może się jednak skomplikować w przypadku, gdy ten kluczowy pracownik zrezygnuje z pracy.
Papierkowa robota
Dobrym rozwiązaniem jest więc zarejestrowanie firmy dopiero, gdy jej właściciel lub jeden z pracowników zdobędzie niezbędny do prowadzenia przedsiębiorstwa certyfikat. Firmę rejestrujemy bezpłatnie na jeden z trzech sposobów: składając wniosek osobiście w Urzędzie Gminy lub Miasta, wysyłając go pocztą lub wypełniając odpowiedni formularz na stronie www.firma.gov.pl. Wniosek o założenie działalności może być jednocześnie wnioskiem o przyznanie numeru NIP i REGON (jeśli jeszcze go nie posiadamy).
Jesteśmy właścicielami firmy? Świetnie! Zanim jednak otworzymy butelkę szampana, pamiętajmy, że przed nami jeszcze szereg formalności. Po założeniu działalności spedycyjnej musimy zarejestrować się również jako płatnicy VAT. W tym celu składamy w urzędzie skarbowym formularz VAT-R oraz uiszczamy opłatę 170 zł na konto gminy lub miasta. Następnie zgłaszamy naszą działalność do ZUS, wypełniając formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w zależności od tego, czy nowo otwarta firma jest naszym jedynym źródłem utrzymania, czy nie. To już prawie koniec „papierkowej roboty” – nie zapomnijmy także o ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej spedytora, w skrócie OCS. OCS dedykowane jest firmom działającym w sektorze organizacji przewozu ładunków na terenie Polski oraz za granicą, a przedmiot ubezpieczenia stanowi odpowiedzialność cywilna spedytora za szkody powstałe z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług spedycyjnych w ramach zawartej umowy spedycyjnej, wynikających z treści zawartej umowy spedycji i zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
Licencja na spedycję
Teraz pozostaje nam tylko zdobyć licencję na spedycję. W tym celu składamy odpowiedni wniosek do Starostwa lub Urzędu Miasta. Pamiętajmy przy tym, że polskie przepisy rozróżniają licencję spedycyjną od tej na wykonywanie transportu drogowego (ta druga usługa wymaga zdobycia zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego – w przypadku świadczenia usług samochodem o masie przekraczającej 3,5 t). Aby przystąpić do realizacji pierwszych zleceń, brakuje nam jedynie zabezpieczenia finansowego o wysokości 50 tys. euro, co możemy potwierdzić m.in. dokumentami poświadczającymi dysponowaniem środkami pieniężnymi w gotówce lub na rachunkach bankowych (albo dostępnymi aktywami), przez posiadanie akcji, udziałów, własności nieruchomości lub poprzez udzielenie poręczenia bankowego. Ewentualnie o naszej sytuacji finansowej może poświadczyć ubezpieczyciel.
A może transport?
Często działalność spedycyjną łączymy z usługami transportowymi. Warto zauważyć, że polskie prawo rozgranicza działalność transportową przy użyciu samochodu o masie 3,5 t od działalności przy użyciu cięższych pojazdów. W pierwszym przypadku przedsiębiorcy lub pracownikowi wystarczy zwykłe prawo jazdy w kategorii B oraz procedura rejestracyjna w gminie, opisana już powyżej. Jeżeli zaś firma chce świadczyć swoje usługi za pomocą samochodów o masie przekraczającej 3,5 t, oprócz prawa jazdy kategorii C, D lub C+E konieczne jest uzyskanie wspomnianego zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Zanim jednak udamy się w tym celu do starostwa, właściciel oraz pracownicy muszą zdobyć certyfikat kompetencji zawodowych (po przejściu odpowiedniego szkolenia i zdaniu egzaminu; koszty to odpowiednio 1000 zł i 800 zł). Następnie uiszczamy w starostwie opłatę w wysokości 1000 zł za bezterminowe pozwolenie na przewóz rzeczy na terenie kraju (lub/i opłatę o takiej samej wysokości za zezwolenie na przewóz osób) oraz składamy wniosek o licencję na wykonywanie transportu drogowego i w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy lub osób. Jeśli zaś usługi planujemy wykonywać poza granicami naszego kraju, niezbędna jest licencja transportowa wspólnotowa, którą uzyskamy w Biurze Obsługi Transportu Międzynarodowego. Wysokość opłaty za licencję uzależniona jest od jej rodzaju oraz okresu, jaki obejmuje – wynosi od 200 zł do kilku tys. zł.
Do wniosku o licencję właściciel firmy oraz każdy z jej pracowników musi załączyć wypis z Krajowego Rejestru o niekaralności (koszt 50 zł). Oprócz tego należy posiadać tytuł prawny do dysponowania samochodami spełniającymi wymagania techniczne (mogą być własne, dzierżawione lub wzięte w leasing). Niezbędnym dokumentem jest również poświadczenie o posiadaniu środków finansowych, zabezpieczających prowadzenie działalności: 9 tys. euro na pierwszy samochód przeznaczony do transportu drogowego, 5 tys. euro na każdy następny pojazd oraz 50 tys. euro (o czym już wspominaliśmy) przy wykonywaniu transportu drogowego w zakresie spedycji. Składając wniosek o licencję, nie zapomnijmy także m.in. o odpisie z rejestru przedsiębiorców, kserokopii zaświadczenia o nadaniu numeru NIP, kserokopii certyfikatu kompetencji zawodowych czy oświadczeniu o zamiarze zatrudnienia kierowców spełniających wszystkie warunki określone prawem.
Kolejnym krokiem po otrzymaniu licencji jest wykupienie polisy OC Przewoźnika Drogowego, która ubezpieczy przedsiębiorcę na wypadek utraty przesyłki czy jej uszkodzenia w trakcie wydania. Nie warto na tym oszczędzać – o pokazanie polisy zostaniemy poproszeni podczas ubiegania się o zlecenia.
Koszty
Najpoważniejszy wydatek w przypadku firmy oferującej usługi transportowe stanowią jednak nie opłaty administracyjne i wynikające z konieczności zdobycia zezwoleń, ale związane z flotą samochodową. O ile do prowadzenia przedsiębiorstwa spedycyjnego wystarczy w zasadzie biuro, telefon i komputer z dostępem do internetu, przy transporcie ważne są także miejsca do parkowania pojazdów oraz ewentualnego i chwilowego składowania przewożonego ładunku. Do kosztów związanych z wynajęciem obiektów czy przestrzeni niezbędnych do prowadzenia działalności doliczmy także opłaty za korzystanie z dróg i autostrad oraz ceny paliwa.
W przypadku, gdy nie mamy środków finansowych na zakup samochodu lub nie chcemy ich angażować, dobrym rozwiązaniem jest wzięcie pojazdu w leasing. Do tego wystarczy mieć zarejestrowane przedsiębiorstwo oraz spełniać określony obrót pieniężny – jego wysokość zależy od wartości przedmiotu leasingu. Do wyboru mamy leasing operacyjny i finansowy. Operacyjny charakteryzuje się stosunkowo niskimi kosztami początkowymi – podatek VAT doliczany jest do każdej raty leasingowej, natomiast w przypadku leasingu finansowego zobowiązujemy się do zapłaty całości podatku VAT od przedmiotu podczas zawarcia umowy, co stanowi dość spory wydatek. Z drugiej strony, leasing finansowy pozwala na zaliczenie samochodu do składników majątkowych przedsiębiorcy. Alternatywą jest kredyt na samochód, jednak często z uwagi na pokaźną sumę kredytu, procedury oraz wymagania bankowe są trudne do spełnienia, szczególnie przez młodego stażem przedsiębiorcę. O konkretne kwoty dotyczące kredytu lub leasingu należy zapytać bank lub firmę leasingową – oferta rynku w tym temacie jest bardzo szeroka i zróżnicowana.
Jak zdobyć klienta?
Jak wspominaliśmy, założenie przedsiębiorstwa wykonującego usługi w branży spedycyjno-transportowej powinna poprzedzić dokładna analiza rynku, zagrożeń i możliwości. Jeszcze zanim złożymy w urzędzie niezbędne dokumenty i zdobędziemy licencję, przygotujmy strategię zdobycia klientów. Pomyślmy nad spektrum usług oraz obszar, na którym będziemy je wykonywać, co tym samym podpowie nam, jaka jest grupa docelowa. W budowaniu siatki kontaktów pomogą nam na pewno ogłoszenia w prasie, choć podstawą w dotarciu do klienta jest założenie własnej strony internetowej z opisem oferty. W pierwszym miesiącach działalności będziemy z pewnością musieli sami wyszukiwać zlecenia.
Giełda transportowa
Firmy mogą się też zaś zarejestrować w tzw. giełdach transportowych (ładunkowo-transportowych). To internetowe tabele ofert, aplikacje komputerowe i na smartphony, dzięki którym przedsiębiorstwa szukają wolnych ładunków, towarów do przewiezienia. Giełdy zrzeszają i pozwalają na wymianę oraz świadczenie usług przez firmy spedycyjne, transportowe, a także produkcyjne i handlowe. Zarówno dla spedytora, jak i przewoźnika korzystanie z giełdy pozwala na weryfikację kontrahentów, zapewnia bezpieczeństwo procesu, umożliwia swobodną komunikację z innymi użytkownikami systemu, a nawet – wyznaczenie trasy. Aby uzyskać dostęp, tzn. zarejestrować się w giełdzie, należy spełnić dane warunki, indywidualnie określane przez tego typu platformy. Najczęściej, oprócz podania niezbędnych danych dotyczących firmy oraz przesłania kompletu dokumentów (jak zaświadczenie o niekaralności czy odpowiednich licencji), należy udokumentować także fakt istnienia na rynku w danej branży co najmniej przez 6 ostatnich miesięcy. Jeśli spełnimy wymogi bezpieczeństwa i pomyślnie przejdziemy proces weryfikacji, będziemy mogli realizować zlecenia dowolnej firmy i z dowolnego kraju.
Na naszym kontynencie jest ok. 100 takich pośredników. Poszczególne giełdy mają różne systemy naliczania opłat od klientów. Opłata może być pobierana od każdej transakcji bądź jednorazowo podczas sprawdzenia informacji o przedsiębiorstwie wystawiającym ofertę, jednak najczęściej klient płaci jedną zryczałtowaną opłatę, wykupując abonament na miesiąc, pół roku lub rok. Wysokość takiego abonamentu zależy od wielkości pakietu usług dodatkowych i waha się od 1,5 do ok. 3 tys. zł rocznie. Oprócz dostępu do panelu ładunków i zleceń czy informacji o firmie, możemy też korzystać np. z cyfrowej mapy Europy czy kalkulatora tras.
Branże spedycyjna i transportowe to dziedziny, w których praktykę powinna poprzedzić teoria. Jeśli firmę założymy po dogłębnej analizie rynku, a dodatkowo zgłębimy wszystkie procedury, kwestie zezwoleń oraz licencji, możemy być pewni – połowa sukcesu już za nami.
O tym warto pamiętać:
- W Polsce każda forma odpłatnego wykonywania transportu rzeczy (i osób) wymaga posiadania licencji. Za jej brak grozi kara w wysokości 8 tys. zł.
- Licencja wydawana jest w ciągu 30 dni od momentu złożenia niezbędnych dokumentów.
- Przedsiębiorca świadczący usługi finansowe musi posiadać zabezpieczone środki finansowe w wysokości 9 tys. euro na pierwszy i 5 tys. euro na każdy kolejny pojazd. Oznacza to, że przy 3 samochodach musimy mieć równowartość 19 tys. euro.
- Firma spedycyjna powinna posiadać zabezpieczenie finansowe w wysokości 50 tys. euro.
- Część giełd transportowych oferuje darmowy abonament przez okres 30 dni.
Komentarze
Bardzo istotne też jest zainwestowanie w lokalizatory gps do aut firmowych. Dzięki nim możemy podnieść jakość usług oraz ich szybkość. Dodatkowo jest to pewien sposób zabezpieczenia przed kradzieżą.
Czy wymagana jest taka licencja jeśli chciałbym zająć się sama spedycja bez taboru. Po prostu pośredniczyć i zdobywać zlecenia kursy zaprzyjażnionej firmie? Jeśłi nie co musiałbym zrobić aby taka firme prowadzić. Wiem że znajomy ma jedno osobowa firme. Po prostu sobie założył siedzi w domu i szuka klientów. Jak to wyglada od strony technicznej. Dzieki
www.spolkaspedycyjna.pl
na początku koszty rozruchowe są spore, ale później okazuje się, że można na tym dużo zarobic i zyski to rekompensują. Ewentualnie można zająć się tylko spedycją i nie mieć własnych tirów i nie przejmować się licencjami i pozwoleniami. MW Spedition z okolic Poznania tak działa, że głównie zajmuje się organizacją transportu, a nie stricte samym transportem. Dla przewoźników to dobry układ, ponieważ nie opłaca im się wracać na pusto tą samą trasą.
Dla wykonywania usług transportowych własnymi pojazdami o DMC powyżej 3,5 tony wymagana jest licencja transportowa. Natomiast jeżeli jakikolwiek ładunek będzie odsprzedany innemu podmiotowi gospodarczemu wymagana jest licencja spedycyjna oraz zabezpieczenie w wysokości 50 tyś. EUR aby ją uzyskać.
Kris, postaramy się Ci pomóc, niedługo odpowiemy w komentarzu.
Mam pytanie. jestem tu nowy. Chcąc być spedytorem w rodzinnej, dopiero się rozwijającej firmie transportowej (pojazdy powyżej 3,5 t) muszę dysponować zabezpieczeniem 50 tys euro? Jeśli jest to jedynie spedycja dla firmy, w której byłbym zatrudniony, a nie np. dla wielu firm? Proszę o odpowiedź.
Magrass, dziękujemy!
Dzieki za Super wyjasnienie. Rzetelnie i prostym jezykiem Pozdrawiam
czy owe zabezpieczenie finansowe w wysokości 9 tys euro mozna rozdysponowac na działalnosc firmy (paliwo, wypłata, cokolwiek innego?) czy jest to suma ktora stale musi znajdowac sie na koncie firmy?
Dzięki za zwrócenie uwagi!
W ostatnim zdaniu błąd Zabezpieczenie spedycji 50 tys euro nie zł
Twój komentarz
Jeśli chcesz napisać komentarz, zaloguj się:
lub zarejestruj się.